ขั้นตอนการจัดทำ Training Needs
วันที่ประกาศใช้ : 1 พฤษภาคม 2557		ปรับปรุงเมื่อ :		Admin : นิษฐกานต์  คชรัตน์ โทร. 7423
1.สำรวจหลักสูตรความพร้อมในการจัดอบรมภายในคณะฯ
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย	ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ	ระยะเวลาดำเนินการ
1. สำรวจหลักสูตรความพร้อมในการจัดอบรมภายในคณะฯ	1.1  สรุปหลักสูตรอบรมตามความเชี่ยวชาญเดิมที่คณะฯ มีอยู่	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- รายละเอียดหลักสูตรอบรม	- ทุกครั้งที่มีการสำรวจ หรือได้ข้อมูลเพิ่มเติมจากภาควิชาหรือหน่วยงานต่าง ๆ ควรรวบรวมหลักสูตรอบรม ตามสาขาความเชี่ยวชาญ ไว้บนเว็บไซต์ของฝ่ายฯ เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการสำรวจครั้งต่อไป	ก่อนกำหนดแผนการจัดอบรม 2 เดือน
	1.2  รวบรวมจากความต้องการของลูกค้า จากข้อเสนอแนะในการทำแบบประเมินหลังการอบรม	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- ใบประเมินผลการอบรม - ใบสรุปผลการประเมินผลการอบรม	- หลังจากการอบรมจะต้องมีการทำใบประเมินผลทุกครั้ง เพื่อจะได้ทราบหลักสูตรที่ลูกค้าสนใจ และต้องการให้ทางคณะฯ จัดอบรม - นอกจากจะรวบรวมหลักสูตรการอบรมจากใบประเมินผลการอบรมแล้ว ควรรวบรวมจากการที่ลูกค้าโทรเข้ามาสอบถามเพิ่มเติมด้วย
	1.3  จัดทำแบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรมภายในคณะที่สมบูรณ์ (รวบรวมหลักสูตรจากข้อ 1.1 + 1.2)	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- แบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรม	- ในแบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรม ควรระบุชื่อหลักสูตรให้ชัดเจน และแยกหมวดหมู่ของแต่ละหลักสูตรด้วย เพื่อความสะดวกในการตอบแบบสำรวจของภาควิชา/หน่วยงาน - ในแบบสำรวจฯ นอกจากจะมีหลักสูตรให้เลือกตอบตามความเชี่ยวชาญ (1.1 + 1.2) แล้วนั้น ควรให้ผู้ตอบแบบสำรวจสามารถระบุหลักสูตรอื่น ๆ นอกเหนือจากหลักสูตรที่ให้เลือกได้ด้วย
	1.4 จัดทำหนังสือขอความร่วมมือตอบแบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรมไปยังภาควิชา/หน่วยงาน	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- หนังสือขอความร่วมมือตอบแบบสำรวจความพร้อมและหัวข้อในการจัดอบรมประจำปี	- หัวหน้าฝ่ายฯ เป็นผู้ลงนาม - ควรระบุวันที่ ที่ให้ภาควิชา/หน่วยงานตอบกลับให้ชัดเจน	ก่อนกำหนดแผนการจัดอบรม 1 เดือน
	1.5 ส่งหนังสือและแบบสำรวจไปยังภาควิชา/หน่วยงาน	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- หนังสือขอความร่วมมือตอบแบบสำรวจความพร้อมและหัวข้อในการจัดอบรมประจำปี - แบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรม - สมุดส่งเอกสารถึงภาควิชา/หน่วยงาน	- การส่งออกควรลงสมุดรับ-ส่งของแต่ละภาควิชา/หน่วยงานให้เรียบร้อย เพื่อความสะดวกในการติดตามและป้องกันเอกสารสูญหาย
	1.6 ประสานงานกับอาจารย์ในภาควิชา	เจ้าหน้าที่ประจำภาควิชา	(ไม่มี)	- ควรโทรประสานงานกับเจ้าหน้าที่ของภาควิชา/หน่วยงานไว้เบื้องต้น เกี่ยวกับแบบสำรวจฯ เพื่อที่เจ้าหน้าของภาควิชา/หน่วยงานจะได้ประสานงานในการส่งต่อและติดตามเอกสารไปยังอาจารย์/บุคลากรแต่ละท่านได้อย่างรวดเร็ว
	1.7 ติดตามแบบสำรวจไปยังภาควิชา/หน่วยงาน	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- รายชื่อที่ได้ส่งแบบสำรวจไป	- หากยังไม่ได้รับใบตอบกลับจากภาควิชาภายในกำหนด ควรโทรติดตามเพื่อให้ได้แบบสำรวจภายในกำหนด เพราะหากช้าจะทำให้การกำหนดแผนการจัดอบรมประจำปีล่าช้าไปด้วย	ก่อนกำหนดแผนการจัดอบรม 6 สัปดาห์
	1.8 สรุปหลักสูตรที่คณะสามารถจัดอบรมได้	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- แบบสำรวจหลักสูตรการจัดอบรม (ส่งคืนจากภาควิชา/หน่วยงาน)	- ควรสรุปชื่อวิทยากรแต่ละหลักสูตรไว้ด้วย เพื่อจะได้ประสานงานเชิญวิทยากรบรรยายได้ถูกต้องในแต่ละหลักสูตร
2.สำรวจความต้องการด้านฝึกอบรมไปยังหน่วยงานภายนอก
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย	ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ	ระยะเวลา ดำเนินการ
2. สำรวจความต้องการด้านฝึกอบรมไปยังหน่วยงานภายนอก	2.1 จัดทำหนังสือส่งออกไปยังกลุ่มเป้าหมาย	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- หนังสือขอความร่วมมือตอบแบบสำรวจความต้องการในการฝึกอบรมฯ	- ในการจัดทำควรใช้เป็นจดหมายเวียน เพื่อความสะดวกในการจัดทำและส่งออก - รองคณบดีเป็นผู้ลงนามในหนังสือ -  ควรระบุวันที่ให้ตอบกลับให้ชัดเจน เพื่อผู้ตอบแบบสำรวจฯ จะได้ดำเนินการได้ถูกต้อง	ก่อนกำหนดแผนการจัดอบรม 5 สัปดาห์
	2.2 จัดทำแบบสำรวจหลักสูตรอบรมไปยังกลุ่มเป้าหมาย		- แบบสำรวจความต้องการในการบริการวิชาการด้านฝึกอบรมฯ	- ในแบบสำรวจฯ ควรแยกให้ลูกค้าสามารถเลือกได้ว่าสนใจการจัดอบรมแบบใด แบบ In-house Training ,Public Training หรือต้องการด้านที่ปรึกษา เพื่อเจ้าหน้าที่จะได้ติดต่อประสานงานกับลูกค้าได้ถูกต้องเมื่อมีการจัดอบรม และเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์รูปแบบบริการวิชาการของคณะฯ ด้วย - ในแบบสำรวจฯ ควรอธิบายถึงความหมายของรูปแบบการให้บริการทั้ง 3 ประเภท 1.In-house Training 2.Public Training 3.ที่ปรึกษา เพื่อให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจเลือกได้ตรงกับความต้องการ - ควรให้ลูกค้าเลือกช่วงเวลา(เดือน) ที่ประสงค์ให้จัดอบรม เพื่อจะได้ใช้ประกอบในการกำหนดเวลาในการจัดอบรมของแต่ละหลักสูตร -  นอกเหนือจากหลักสูตรในแบบสำรวจฯ แล้วควรให้ลูกค้าสามารถระบุหลักสูตรอื่น ๆ ที่ประสงค์ให้คณะจัดอบรมลงในแบบสำรวจเพิ่มเติมได้ เพื่อจะได้ทราบความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย
	2.3 เตรียมรายชื่อกลุ่มเป้าหมาย	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- รายชื่อจากโปรแกรมฐานข้อมูลลูกค้า	- ควรส่งแบบสำรวจทั้งภาครัฐและเอกชน - ควรมีการปรับปรุง และค้นหารายชื่อลูกค้าอยู่เสมอ เพื่อความรวดเร็วในการส่งแบบสำรวจ และการประชาสัมพันธ์หลักสูตรอบรมต่อไป
	2.4 ส่งหนังสือและแบบสำรวจฯ ไปยังกลุ่มเป้าหมาย	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- หนังสือขอความร่วมมือตอบแบบสำรวจความต้องการในการฝึกอบรมฯ - แบบสำรวจความต้องการในการบริการวิชาการด้านฝึกอบรมฯ	-  ควรใช้วิธีการส่งแบบ E-mail ให้มากที่สุดเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย แต่หากลูกค้าหน่วยงานใดไม่สะดวกก็สามารถส่งทางโทรสาร หรือไปรษณีย์ได้ - หากยังไม่มีรายชื่อของผู้ติดต่อในแต่ละบริษัท/หน่วยงาน ควรติดต่อไปที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเบื้องต้นก่อน
	2.5 ติดตามไปยังบริษัท/หน่วยงาน	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	-แบบสำรวจความต้องการในการบริการวิชาการด้านฝึกอบรมฯ (ส่งคืนจากกลุ่มเป้าหมาย)	- หากยังไม่ได้รับแบบสำรวจคืนจากบริษัท/หน่วยงานภายในกำหนด ควรติดตามเพื่อให้ผู้ประสานงานเร่งติดตามให้ -  เมื่อได้รับใบตอบรับจากกลุ่มเป้าหมายมาแล้ว นอกจากจะสรุปหลักสูตรที่สนใจ ควรเก็บรวบรวมรายชื่อผู้ตอบแบบสำรวจพร้อม ชื่อที่อยู่ และ E-mail ในโปรแกรมฐานข้อมูลลูกค้าด้วยเพื่อใช้ในการสำรวจครั้งต่อไปและเพื่อประชาสัมพันธ์หลักสูตรอบรม งานบริการต่างๆ ของคณะ	ก่อนกำหนดแผนการจัดอบรม 2 สัปดาห์
	2.6 สรุปหลักสูตรที่ลูกค้าต้องการฝึกอบรม	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- training needs for Customer-1	- ควรแยกประเภทว่าในแต่ละหลักสูตรลูกค้าสนใจจะเข้าอบรมแบบไหน In-house Training , Public Training และ ต้องการด้านที่ปรึกษา
	2.7 นำเสนอหัวหน้าฝ่ายฯ เพื่อคัดเลือกหลักสูตรในการจัดอบรมประจำปี	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- training needs for Customer-2 - หลักสูตรอื่น ๆ	- ในการนำเสนอควรเรียงลำดับจากหลักสูตรที่ได้รับความสนใจตามความถี่จากมากไปหาน้อย เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการเลือกว่าจะจัดอบรมหลักสูตรใด
	2.8 กำหนดแผนการจัดอบรมประจำปี	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	- แผนการจัดอบรม Public Training ประจำปี	- เมื่อหัวหน้าฝ่ายฯ พิจารณาหลักสูตรในการอบรมแล้ว ควรติดต่อประสานงานกับวิทยากร ซึ่งหากมีวิทยากรหลายท่านจะต้องประสานงานก่อนว่าใครจะเป็นวิทยากร และกำหนดวันอบรมในแต่ละหลักสูตร - กลุ่มเป้าหมายที่ต้องการจัดอบรมแบบ In-house Training และต้องการบริการด้านที่ปรึกษาให้เจ้าหน้าที่ของฝ่ายฯติดต่อนำเสนอรูปแบบการให้บริการโดยตรงตามที่กลุ่มเป้าหมายได้แจ้งมาในแบบสำรวจ
	2.9 นำเสนอแผนการจัดอบรมประจำปีให้ผู้บริหารพิจารณา	เจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายฯ	ปฏิทินอบรมประจำปี	- เมื่อกำหนดแผนการจัดอบรม Public Training ประจำปีแล้ว ควรนำเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาก่อน แล้วจึงประชาสัมพันธ์การจัดอบรมไปยังกลุ่มเป้าหมายต่อไป
Powered by Academic Services Office : Faculty of Engineering PSU