ขั้นตอนการประชุมกรรมการบริการวิชาการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
วันที่ประกาศใช้ : 1 พฤษภาคม 2557		ปรับปรุงเมื่อ :				Admin : อรุนันต์ หีมชูด โทร. 7423
1. การเตรียมการก่อนการประชุม
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
1. การเตรียมการก่อนการประชุม	1.1 หารือกับประธานเพื่อกำหนดวาระในการประชุม โดยกำหนดวันเวลาประชุม		เลขาฯ และประธาน	วาระการประชุม 1.วาระหลัก 2.วาระเพิ่มเติม	- ควรนัดหมายวันเวลาล่วงหน้า เนื่องจากเป็นการประชุมผ่านระบบ online เพื่อจะได้ห้องประชุมที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อม		ก่อนประชุม 3 สัปดาห์
	1.2 ตรวจสอบเวลาผู้เข้าประชุมเบื้องต้น		ผู้ช่วยเลขาฯ	- รายชื่อ/เบอร์โทรศัพท์ของผู้เข้าร่วมประชุม - ปฏิทินผู้บริหารคณะ - ปฏิทินบุคลากร	- กรณีผู้บริหารคณะฯ ให้ตรวจสอบเวลาจากปฏิทินในเว็บไซต์คณะฯ และยืนยันตรวจสอบเพิ่มเติมจากสำนักคณบดีฯ เพื่อนัดหมาย		ก่อนการประชุม 3 สัปดาห์
					- กรณีผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ให้ตรวจสอบเวลาโดยการโทรสอบถาม หรือ e-mail
					- จากการตรวจสอบเวลา จะต้องเป็นวันและเวลาที่ผู้บริหารว่าง และผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ว่างไม่ต่ำกว่า 80% หรือหากจำเป็นจริงๆ อย่างน้อยน้อยที่สุดเกินกึ่งหนึ่งของจำนวนกรรมการ โดยไม่นับรวมผู้ช่วยเลขาฯ
	1.3 จองห้องประชุม อุปกรณ์โสต รวมทั้งเครื่องดื่มและอาหารว่าง		ผู้ช่วยเลขาฯ	ระบบจองห้องประชุมในเว็บไซต์คณะฯ	- จองผ่านระบบห้องประชุมบนเว็บไซต์ ของหน่วยอาคารโดยกรอกข้อมูลดังนี้ 1.จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม 2.จำนวนอาหารว่างและเครื่องดื่ม แล้วแจ้งให้ผู้ได้รับมอบหมายทำการอนุมัติการใช้ห้องประชุม และโทรยืนยันกับหน่วยอาคาร (เบอร์ 7057 คุณนิภาพร)		ก่อนการประชุม 1 สัปดาห์
	1.4 จัดทำหนังสือเชิญประชุม และส่ง e-doc และ e-mail เพื่อเชิญประชุม		ผู้ช่วยเลขาฯ	- ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุม - ตัวอย่าง e-mail เชิญประชุม	- เมือทราบวัน เวลาและจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ให้ทำหนังสือเชิญ		ยืนยันการประชุม ก่อนการประชุม 1 สัปดาห์
					- นำเอกสารหนังสือเชิญประชุม เข้าระบบ e-doc และแจ้งไปยังภาควิชา/หน่วยงานด้วย เพื่อลดจำนวนกระดาษ และเอกสารจากการทำหนังสือเชิญ
					- ส่ง e-mail อาจมีการแจ้งวาระการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเบื้องต้น
	1.5 โทรยืนยันการเข้าร่วมประชุมของกรรมการแต่ละคน พร้อมรายงานยอดผู้เข้าร่วมให้ประธานทราบ และยืนยันการใช้ห้องประชุมกับเจ้าหน้าที่หน่วยอาคาร		ผู้ช่วยเลขาฯ	- ตัวอย่าง e-mail ยืนยันการประชุม	- กรณีที่ห้องประชุมไม่สามารถใช้ห้องประชุม 3 ของคณะได้ ให้แจ้งกรรมการทุกครั้ง พร้อมขอความร่วมมือให้นำคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คส่วนตัวมาด้วย		ก่อนประชุม 3 วัน
	1.6 จัดเตรียมใบลงชื่อเข้าประชุมและใบเซ็นชื่อรับเงิน พร้อมขอเบิกเงินทดรองจ่ายจากผู้รับผิดชอบ ตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม		ผู้ช่วยเลขาฯ	ตัวอย่างใบลงชื่อเข้าร่วมประชุมและใบเซ็นชื่อรับเงิน	- ให้แจ้งยอดเงินเพื่อจ่ายเบี้ยประชุม กับผู้รับผิดชอบ		ก่อนประชุม 3 วัน
2. การเตรียมเนื้อหาการประชุม
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
2. การเตรียมเนื้อหาการประชุม	2.1 สอบถามประธาน เพื่อกำหนดเนื้อหาที่จำเป็นของแต่ละวาระ		เลขาฯ	วาระการประชุม	- ต้องมีเนื้อหาครบถ้วนทุกวาระ ในกรณีที่เป็นเนื้อหาที่อยู่ในเว็บไซต์ และจะต้องทราบ URL ที่เกี่ยวข้อง		-
					- ต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสารแนบทุกครั้งทุกวาระ ก่อนนำเสนอขึ้นบนเว็บไซต์
	2.2 รวบรวมเนื้อหาตามวาระ		ผู้ช่วยเลขาฯ	-	- เอกสารแนบทุกไฟล์ ให้ดำเนินการแปลงไฟล์เป็น PDF ก่อนทุกครั้ง เพื่อป้องกันการผิดเพี้ยนของ Font ที่คอมพิวเตอร์บางเครื่องอาจไม่รองรับ		ภายใน 1 สัปดาห์
					- ให้แยกเนื้อหาเป็น folder ตามวาระและตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น
	2.3 นำเนื้อหาตามวาระขึ้นเว็บไซต์การประชุม		ผู้ช่วยเลขาฯ	วาระการประชุมบนเว็บไซต์	- ตรวจสอบ Link เอกสารแนบทุกครั้งว่าสามารถใช้งานได้หรือไม่ ก่อนจะแจ้งให้กรรมการทราบ		ก่อนประชุม 1 สัปดาห์
	2.4 แจ้งประธานเพื่อตรวจสอบเนื้อหาที่แขวน		ผู้ช่วยเลขาฯ	วาระการประชุมบนเว็บไซต์	- ส่ง e-mail แจ้งประธานและเลขานุการ		-
3.การดำเนินการประชุม
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
3.การดำเนินการประชุม	3.1 การตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม เช่น ห้องประชุม อุปกรณ์โสตฯ เนื้อหาใน web อาหารและเครื่องดื่ม		ผู้ช่วยเลขาฯ	(ไม่มี)	- ไปก่อนเวลาไม่ต่ำกว่า 10 นาที เพื่อเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์และหน้าเว็บไซต์ ในห้องประชุม
					- ทดสอบอุปกรณ์โสตฯ ต่างๆ ว่าสามารถใช้งานได้ปกติหรือไม่
	3.2 การเตรียมไฟล์ข้อมูลสำหรับบันทึกการประชุม		ผู้ช่วยเลขาฯ	ตัวอย่างบันทึกการประชุม	- ในบางกรณีที่ประธานแจ้งว่าอาจมีการบันทึกเสียงการประชุมให้เตรียมเครื่องบันทึกเสียงไปด้วย
	3.3 ดำเนินการประชุมตามวาระ		ประธาน	(ไม่มี)	- กรณีที่ไม่มีการสรุปในแต่ละวาระ ควรแจ้งให้ประธานทราบและสรุปมติ ตามแต่ละวาระ		-
	3.4 บันทึกการประชุมตามประเด็น และเนื้อหา		เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ	(ไม่มี)	- ใช้เครื่องบันทึกเสียง และควรแจ้งให้ประธานและกรรมการทราบด้วยว่าจะมีการบันทึกเสียง		-
	3.5 สรุปการประชุม		ประธาน	(ไม่มี)	- ใช้ไฟล์ของการบันทึกการประชุม		-
4. การจัดทำรายงานการประชุม
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ/โทร	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
4. การจัดทำรายงานการประชุม	4.1 นำไฟล์บันทึกการประชุมมาเพิ่มเติมรายละเอียดที่มีการอภิปราย แสดงความคิดเห็น หรือมีมติในที่ประชุม		เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ	ร่างรายงานการประชุม	- ต้องดำเนินการให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์		ภายใน 1 สัปดาห์ หลังการประชุม
	4.2 ทำ To do list โดยสรุปจากเนื้อหาการประชุม		เลขาฯ และผู้ช่วยเลขาฯ	แบบฟอร์ม To do list	- To do list ต้องเป็นไปตามวาระ
	4.3 ตรวจสอบรายงานการประชุมและ To do list		ประธาน	(ไม่มี)	- เมื่อประธานตรวจสอบเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องลงลายมือชื่อกำกับ
	4.4 แขวนรายงานการประชุมที่หน้าเว็บไซต์		ผู้ช่วยเลขาฯ	รายงานการประชุม บนเว็บไซต์	- ให้แขวนรายงานการประชุมทั้งไฟล์ Word และ PDF		ทันทีที่มีการแก้ไขหรือเห็นชอบจากประธาน
	4.5 ส่ง e-mail พร้อม link รายงานการประชุม แจ้งผู้เข้าประชุมทุกท่าน		ผู้ช่วยเลขาฯ	ตัวอย่าง e-mail ส่งแจ้งรับรองรายงานการประชุม	- เมื่อมีคณะกรรมการแจ้งให้แก้ไข ให้ผู้ช่วยเลขาฯ ดำเนินการแก้ไข และแจ้งให้เลขาฯ ทราบด้วย		ทันทีที่มีการแจ้งให้แก้ไข
					- ควรระบุระยะเวลาให้ชัดเจนว่า หากไม่มีการแก้ไขภายในเวลาที่กำหนด จะขอถือว่าเห็นชอบกับรายงานการประชุม
5. การดำเนินการตามมติที่ประชุมเพื่อเข้าสู่ที่ประชุมกรรมการประจำคณะ (ถ้ามี)
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ/โทร	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
5. การดำเนินการตามมติที่ประชุมเพื่อเข้าสู่ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ (ถ้ามี)	5.1 จัดทำเอกสารตามมติที่ประชุม นำเสนอกรรมการประจำคณะฯ (ถ้ามี) ส่งให้ฝ่ายเลขาที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ		- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ - เลขาฯ/ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ (คุณสารภี โทร 7411)	- ตัวอย่างเอกสารนำเข้าที่ประชุมกรรมการคณะฯ	- เอกสารที่นำเข้าที่ประชุมกรรมการคณะฯ ให้จัดทำเป็นไฟล์ Word เพื่อให้เลขาที่ประชุมกรรมการคณะฯ ได้ระบุลำดับวาระต่างๆ ต่อไป - จัดส่งไฟล์ Word พร้อมเอกสารตัวจริงจำนวน 1 ชุด และสำเนาเอกสาร จำนวน 1ชุด ให้ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการคณะฯ		ภายใน 1 วันหลังจากประชุม
	5.2 ติดตามผล มติจากที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ		- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ - เลขาฯ/ผู้ช่วยเลขาฯ ที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ (คุณสารภี โทร 7411)	- ตัวอย่างหนังสือแจ้งผลมติที่ประชุมกรรมการ ประจำคณะฯ	- เอกสารแจ้งผลมติที่ประชุมกรรมการคณะฯ จะแจ้งผ่านระบบ e-doc ทุกครั้ง		-
	5.3 นำเสนอประธาน เพื่อทราบมติที่ประชุมกรรมการประจำคณะฯ เพื่อทราบหรือดำเนินการในขั้นตอนอื่นๆ ต่อไป		- เลขาฯและผู้ช่วยเลขาฯ	- ตัวอย่างเส้นทางการนำเสนอประธานเพื่อทราบผ่านระบบ e-doc	- หากมีมติให้ดำเนินการอย่างอื่นต่อ ให้รีบดำเนินการทันที		-
6. การทำเบิกจ่ายเบี้ยประชุม
ขั้นตอนหลัก	ขั้นตอนย่อย		ผู้รับผิดชอบ	เอกสาร / แบบฟอร์ม	Tips ข้อเสนอแนะ		ระยะเวลา ดำเนินการ
6. การทำเบิกจ่ายเบี้ยประชุม	6.1 ร่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเพื่อเป็นค่าเบี้ยประชุม และขออนุมัติในหลักการเรื่องการขอจ่ายเบี้ยประชุมให้กับผู้ได้รับมอบหมายให้เข้าประชุมแทน เสนอหัวหน้าฝ่ายเพื่อลงลายมือชื่อ		ผู้ช่วยเลขาฯ	- ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่าย	- หนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเบี้ยประชุม ให้ระบุบนหนังสือมุมขวา “เงินรายได้คณะฯ ปี ..” - เมื่อมีกรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ให้แจ้งกรรมการส่งแบบตอบรับพร้อมระบุชื่อผู้เข้าร่วมประชุมแทน - ให้จัดทำหนังสือขออนุมัติแนบใบเซ็นชื่อ พร้อมหนังสือขออนุมัติให้ผู้แทนกรรมการบริการวิชาการเข้าร่วมประชุมฯ (กรณีที่กรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้) ให้ประธานเป็นผู้อนุมัติเข้าร่วมประชุม เพื่อเบิกจ่ายเบี้ยประชุมให้ผู้แทนที่เข้าร่วมประชุม - ใบเซ็นชื่อ ให้ตรวจสอบให้ครบถ้วนว่ามีการเซ็นชื่อเข้าร่วมประชุม และรับเงินเป็นค่าเบี้ยประชุม พร้อมลงชื่อผู้จ่ายเงินทุกครั้ง (ใบเซ็นชื่อห้ามลบ แต่ให้ขีดฆ่าแก้ไขได้พร้อมเซ็นชื่อกำกับ)		ภายใน 3 วันหลังประชุม
				- ใบเซ็นชื่อที่มีลายเซ็นครบถ้วน
				- หนังสือที่ ม.อ.203.1/18 ลงวันที่ 27 พ.ย.57 เรื่องขออนุมัติในหลักการเพื่อจ่ายเป็นค่าตอบแทนผู้บริหารฯ และจ่ายเบี้ยประชุมกรรมการต่างๆ
				- คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการบริการวิชาการ ประจำคณะฯ
				- หนังสือขออนุมัติให้ผู้แทนกรรมการบริการวิชาการเข้าร่วมประชุมฯ (กรณีที่กรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้)
				- แบบตอบรับเข้าร่วมประชุมของกรรมการที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมและส่งผู้แทน
				- หนังสือเชิญประชุม
	6.2 ส่งเอกสารเบิกจ่ายให้หน่วยคลังคณะฯ		ผู้ช่วยเลขาฯ	- สมุดส่งเอกสารถึงหน่วยคลัง	- สำเนาเอกสารทั้งหมดไว้ที่ฝ่าย 1 ชุด และตรวจสอบการโอนเงินค่าเบี้ยประชุม พร้อมเก็บเอกสารเข้าแฟ้มหมายเลข 5 (กรรมการบริการวิชาการ) - ในหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายเบี้ยประชุม ให้ระบุการโอนเงินเข้าบัญชีเงินทดรองฝ่ายบริการวิชาการ ทุกครั้ง - ลงสมุดการส่งเอกสารออกทุกครั้ง		ภายใน 1 วัน
	6.3 ติดตามเอกสารเบิกจ่ายเงินจากกลุ่มงานการเงินฯ		ผู้ช่วยเลขาฯ	(ไม่มี)	- กรณีมีการปรับแก้/ส่งคืนเอกสาร ให้เจ้าหน้าที่การเงินแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง		ภายใน 2 สัปดาห์
Powered by Academic Services Office : Faculty of Engineering PSU